Es geht in diesem Artikel um Techniken, mit denen du deinen privaten und beruflichen Alltag so organisieren kannst, dass Fokus und Konzentration möglich werden. Du erfährst zum einen, wie du dich mental, emotional, körperlich und energetisch in Einklang bringen und auf deine Vision ausrichten kannst. Und zum anderen wie du dich im Außen so organisierst, dass es dir leichter fällt,  fokussiert und konzentriert an deiner Vision zu arbeiten.

Denn mit mehr Zeit und Energie steigerst du nicht nur deine Effektivität, sondern auch deine Lebensfreude und dein Wohlbefinden. Dafür habe ich aus meinem Umfeld und meinem Arbeits- und Familienalltag die effizientesten und effektivsten Tipps und Techniken gesammelt.


Impulse zur Reflektion vorweg

Ich möchte weder vermitteln, dass du nur die effizientesten Tools anwenden brauchst, um erfolgreich zu sein. Noch dass es nur darum geht, am schnellsten zu arbeiten, um am meisten zu schaffen. Und schon gar nicht, dass dieses Verhalten oder diese Weltsicht erstrebenswert wären. Doch es gibt so viele Ablenkungen in unseren modernen Leben, so viele Ablenkungen, Notifications und Aufgaben, dass es unseren (steinzeitlichen) Gehirnen kaum noch möglich ist, konzentriert eine Sache zu verfolgen. Gleichzeitig brauchen wir diese Konzentration, sowohl um Aufgaben zu erledigen als auch um mental gesund zu bleiben.

Allerdings haben die meisten von uns es weder zu Hause noch in der Schule gelernt, wie man sich gut organisiert oder besonders gut lernt. Deshalb habe ich mehrere Jahre aus Büchern und Podcasts, von Beratungen und meinem privaten Umfeld Tipps und Inspirationen gesammelt und ausprobiert – und meine Aha-Momente hier aufgeschrieben. Probiere aus, was für dich funktioniert und finde einen Weg, diese Tipps in deine eigene Routine zu integrieren. Denn, so schreibt der Autor James Clear in seinem Bestseller Atomic Habits:

Erfolg ist das Ergebnis täglicher Gewohnheiten. Nicht einmaliger Veränderungen.


Essentialismus: Was ist dir wirklich wirklich wichtig? 

Fokus aufs Innen: Je mehr Selbsterkenntnis du besitzt, desto mehr Klarheit hast du über deine Ziele, Wünsche und Träume und desto genauer kannst du sie verfolgen. Gleichzeitig bist du besser mit dir verbunden, kannst deine Grenzen setzen, bleibst in Balance und hast Zeit für die wichtigen Dinge im Leben. Journaling, Meditation, Breathwork sind einige Methoden, mental, emotional, energetisch und körperlich im Einklang zu sein. Wenn du mehr wissen möchtest - in diesem Artikel (Link hier) erfährst du sechs Tipps, mit denen du erreichst, was dir wirklich wirklich wichtig ist

time affluence - Wie wertvoll ist deine Zeit

Wie wertvoll ist deine Zeit? Worum geht es dir eigentlich? Wahrscheinlich besteht dein Tag aus Zeit-Konfetti und du kommst einfach nicht dazu, darüber nachzudenken. Mit allen technischen Errungenschaften können wir nämlich im Zeit-Wohlstand leben. Doch wir verknappen unsere Zeit einfach immer mehr, weil wir es nicht schaffen, klar zu denken und für uns gute und gesunde Entscheidungen zu treffen. Eine Möglichkeit aus dem To-Do-Listen-Hamsterrad auszusteigen, ist es, den/die eigene:n Antreiber:in zu hinterfragen. Denn: Produktivität ist nicht der springende Punkt. Produktivität ist ein Tool, ein Mittel zum Zweck. Reflektiere, welches Bedürfnis hinter deinem Produktivitäts-Drang steht und du wirst rationaler damit umgehen können. Vielleicht versuchst du produktiv zu sein, um dir das Bedürfnis nach Wertschätzung zu erfüllen. Oder nach Sinnhaftigkeit. Oder Wirksamkeit. Oder Weiterentwicklung. Was ist dir wirklich wichtig? Wie wertvoll ist dir deine Zeit?

Routinen überdenken

Routinen helfen, Abläufe zu erleichtern und Energie zu sparen. Wenn es die richtigen Routinen sind. Überprüfe also regelmäßig, ob das, was du tust, wirklich noch das ist, was dich an deine Ziele bringt. Oder ob es dich zu dem Menschen macht, der du sein möchtest. Regelmäßige Reflektion und Perspektivwechsel sind dafür notwendig.

Allgemeine Kniffe für deine Arbeitsroutine – für ein besseres Zeitmanagement und eine bessere Konzentration 

  • arbeite mit einem Terminkalender und trag dort wirklich alle Termine und Aufgaben ein
  • lies und bearbeite deine Mails regelmäßig - aber am besten nicht mehr als zwei Mal täglich, um deine Konzentration nicht immer wieder zu unterbrechen
  • erstelle dir ein Ablagesystem, das gut für dich funktioniert und dir ermöglicht eine gute Ordnung und Übersicht über deine Arbeitsunterlagen, Notizen, Artikel etc. zu behalten
  • Die ALPEN-Methode kann helfen, um besser zu planen und diese Routine zu verinnerlichen:

Aufschreiben von Aufgaben, Aktivitäten und Terminen - am besten alles als To-Do-Sammlung notieren

Länge einschätzen - realistisch und lieber großzügig kalkulieren, lieber nicht zu viel vornehmen, um dann nicht gestresst, demotiviert oder enttäuscht zu sein 

Puffer einplanen - auch für Wegzeiten und Pausen

Entscheidungen treffen - Prioritäten und Deadlines setzen, z.B. mit Eisenhower-Methode 

Nachkontrolle und Anpassen - Reflektion und Evaluation, um zukünftig besser planen, arbeiten, lernen zu können

 

Die besten Tipps für Fokus, Konzentration und mehr Energie


1. Das Wichtigste zuerst & Fokus

Als Veganerin und Tierfreundin kann ich wenig mit dem Sprichwort Eat that frog anfangen - auch wenn es als Metapher gut beschreibt, worum es geht. Nimm dir die wichtigste (oft ist es die unliebsamste) Aufgabe gleich zu Beginn des Tages vor. Das hat zwei Gründe: deine Zeit und Motivation sind begrenzt.

Stell dir einmal deine Aufgaben wie verschieden große Murmeln vor und die ganz kleinen, nur organisatorischen Aufgaben, als Sand. Diese füllst du in ein Glas - also deinen Tag. Wenn du mit den großen Murmeln beginnst, dann füllen die kleinen Murmeln die Lücken und der Sand kann dazwischen rieseln. Wenn du mit dem Sand beginnst, dann ist am Ende kein Platz mehr frei für die großen Murmeln. 

Deine Willenskraft funktioniert wie ein Muskel, dessen Kraft über den Tag hin abnimmt. Bestimmt kennst du es selbst: Am Ende des Tages sind weder ausreichend Zeit noch Willenskraft übrig für die große, wichtige Aufgabe, die du dir eigentlich vorgenommen hattest. Zugleich belohnst du dich mit einem Boost von Motivation und positiver Energie, wenn du die größte Hürde des Tages gleich zu Beginn genommen hast!

2. Priorisieren, immer wieder priorisieren

Um dir immer wieder die wichtigste Aufgabe vorzunehmen, gilt es zu priorisieren. Immer wieder zu priorisieren. Lerne dafür, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Häufig sind die dringenden Aufgaben nicht unbedingt die wichtigen. Mit der Eisenhower-Methode kannst du Aufgaben in Kategorien einteilen und somit entscheiden, was du zuerst erledigen solltest.

Nach dem Eisenhower-Prinzip kannst du folgende Kategorien erstellen:

unwichtig und nicht dringend | unwichtig, aber dringend | wichtig, aber nicht dringend | wichtig und dringend 

Es lohnt sich zeitlich und energetisch, wöchentlich einen Aufgaben-Plan zu erstellen (entsprechend deiner Jahres- und Monats-Vision) und ihn täglich nur noch zu adaptieren und zu aktualisieren.

Versuche im Prozess, deine Aufgaben immer wieder zu bewerten und auch mit deiner Vision abzugleichen. Es kann nämlich sein, dass eine Aufgabe, die dringend aber (erstmal) nicht wichtig ist, eine enorme Wirkung für dich oder dein Business erzielen kann. Wenn es nämlich darum geht, jemanden einzustellen oder die Automatisierung eines Arbeitsprozesses zu implementieren, nimmt das erstmal viel Zeit weg und dringende Aufgaben müssen evtl. anstehen. Aber auf lange Sicht hast du den größeren Nutzen davon. Behalte deine Vision im Blick und lass dich nicht von deinen Werten und Zielen ablenken. – The key is not to prioritise what’s on your schedule but to schedule your priorities.

3. Die Macht von Zettel und Stift | Bullet Journal Method 

Ich verwende seit Jahren eine an meine Bedürfnisse angepasste Version des Bullet Journals und kann die Methode für mehr Klarheit, Struktur und Reflektion sehr empfehlen. Mit oder ohne Bullet Journal, ist es eine gute Organisation von Aufgaben und Zeit das A und O. If you fail to plan, you plan to fail. 

Notiere alle Aufgaben als Sammlung, bevor du beginnst, sie abzuarbeiten. Am besten mit einem Stift auf Papier, denn so kannst du deine Gedanken besser ordnen, Notizen ergänzen und - ganz wichtig für die Erfolgserlebnisse - später durchstreichen oder abhaken. Wichtig ist dabei auch, alle Aufgaben erstmal auf einen Haufen zu schmeißen, um sie aus dem Kopf zu bekommen und zu sehen, wie viel da so rum schwirrt. Dann kannst du Aufgaben in Gruppen zusammenfassen und deine Priorität setzen. Auf diese Weise behältst du den Überblick - zum Beispiel wenn du Aufgaben vor dir her schiebst. Dann kannst du neu bewerten, ob dieser Punkt überhaupt noch relevant ist. Wichtig ist auch eine realistische Zeitplanung: Nimm dir nicht zu viel vor, oft sind schon drei Aufgaben ausreichend (je nach Zeitaufwand natürlich) - der Rest ist dann Zusatz. Versuche deine eigenen Ansprüche nicht noch zu überbieten. Und plane vor allem die Hälfte der veranschlagten Zeit obendrauf, um nicht in Zeitdruck zu kommen und deine Konzentration zu verlieren. Stress lässt uns nämlich keine guten Entscheidungen treffen. 

Die eigene Jahresplanung in einem Notizheft festzuhalten, hat eine Reihe von Vorteilen: 

  • Es erleichtert die gegenwärtige und zukünftige Planung, um Ziele festzulegen und umzusetzen
  • Du behältst den Überblick, was du wann erledigt hast und welche Erkenntnisse du daraus ziehst
  • Du behältst eine gute Übersicht über vergangene Projekte, erkennst Muster und kannst aus ihnen lernen

4. Maker Day or Manager Day

Teile deine Woche in Maker Days und Manager Days ein. Ein Manager Day ist ein Tag, an dem du viele verschiedene Termine und Meetings hast, viel Input aufnimmst und viele Entscheidungen zu treffen hast - und jeweils nur Slots von ca. ein bis zwei Stunden dafür. Du musst mit deiner Konzentration also viele verschiedene Sprints einlegen. Ein Maker Day ist ein Tag, an dem du kreativ tätig bist und Neues erschaffst. Vielleicht recherchierst du für einen Artikel, Vortrag oder Podcast - und schreibst ihn dann noch bzw. sprichst ihn ein. Du brauchst also womöglich den ganzen (Arbeits)-Tag für eine Aufgabe und solltest dir für eine bestmögliche Konzentration den entsprechenden zeitlichen Rahmen geben - ohne Unterbrechungen und Ablenkungen von Calls, Terminen, Mails oder anderen Aufgaben. Für einen Maker Day empfiehlt es sich, Deep Work Slots einzubauen.

5. Deep Work

Fokus statt Multitasking. Diese Methode ist perfekt für einen Maker Day.  Wenn du möglichst viel vorankommen möchtest, dann arbeite fokussiert an einem Thema. Dank konzentriertem Arbeiten erreichst du den größten Fortschritt. Schaffe dir eine gute Arbeitsatmosphäre und lasse keine Ablenkungen zu - d.h. kommuniziere mit deinem Team (deiner Familie oder wem auch immer), dass du in den nächsten zwei bis drei Stunden nicht erreichbar sein wirst, und schalte Notifications, Apps, Mails etc. aus. Mit dem Fokus-Modus deines Smartphones kannst du zum Beispiel festlegen, wer dich trotzdem noch erreichen kann, falls du bspw. den Anruf der Kita oder einer wichtigen Klientin nicht verpassen möchtest. Auf diese Weise kannst du möglichst konzentriert und fokussiert bei deinem Projekt vorankommen und verlierst keine wertvolle Energie durch wiederkehrende Ablenkungen.

6. Screw it, let’s do it. | Perfektionismus bekämpfen. Simplify 

Manchmal bringt es nichts, zu planen, abzuwägen und abzuwarten. Entscheidungen zusammenhängend in einem System zu sehen, kann zu Überforderung und Stillstand führen. Dieses Phänomen wird als decision fatigue bezeichnet. Dann ist der Sprung ins kalte Wasser der einzig richtige Weg. Handeln und dann nachjustieren. Niemand, der/die etwas Neues und Großes erschaffen möchte, hat am Anfang raus, wie es geht. Irgendwo anfangen, einfach loslegen. Was soll schon passieren. The Secret of getting ahead, is getting started - sagte schon Mark Twain.

7. Zeitmanagement, Motivation und Priming

Indem du Ziele in kleinere Aufgaben unterteilst, schaffst du schneller kleinere Erfolgserlebnisse und bleibst motiviert. Außerdem kannst du besser über die Aufgabe und Ergebnisse reflektieren und ggf. anpassen. Und schließlich können kleinere Aufgaben schneller abgearbeitet werden, müssen nicht immer wieder “angefasst” und durchdacht werden - und sparen so Zeit und Energie.Warum können kleine Aufgaben sich so überwältigend anfühlen? Psychologisch erklärt sich dieses Gefühl von Überforderung mit dem Priming-Effekt. Die kleinen unerledigten Aufgaben können immense Energieräuber sein, weil sie uns immer wieder an Vorhaben erinnern, die wir noch nicht geschafft haben. Beim Blick auf oder bei der Erinnerung an liegengebliebene Aufgaben (den Briefstapel oder die ungelesenen Mails zum Beispiel) türmen diese sich gewissermaßen peu à peu auf und lösen Assoziationsketten aus, die uns an Überforderung, zu viel zu tun, Stress, Versagen denken und entsprechend fühlen lassen - und primen uns so in Richtung Misserfolg. Und das gilt es natürlich zu vermeiden! 😉

Pomodoro-Technik

Bei größeren Aufgaben und zum Beispiel während eines Maker Day ist es sinnvoll, den zeitlichen Aufwand zu unterteilen. Mit dieser Methode werden Arbeitseinheiten á 25 Minuten geschaffen, die Pomodori. Nach 25 Minuten machst du eine Pause von fünf Minuten. Nach zwei Stunden erfolgt eine längere Pause, z.B. eine halbe Stunde bzw. je nach deinen Bedürfnissen. Kalkuliere, wie viel Zeit dir zur Verfügung steht und für wie viele Pomodori deine Zeit ausreicht. Ich arbeite bei dieser Arbeitsweise immer wieder mit der Toggle App, um die Zeiten einzuhalten. https://toggl.com/Du kannst die Länge der Arbeitseinheiten aber auch an dein Zeitbudget anpassen: Angenommen du hast an einem Manager Day sechs Stunden Zeit für deine Aufgaben, dann kannst du kalkulieren, wie viel Zeit dir pro Aufgabe bleibt (vorausgesetzt die Aufgaben sind ähnlich komplex). Streng genommen, arbeitest du dann nicht mehr nach Pomodoro. Mir hilft diese ‘rückwärts-Kalkulation’ aber, die Zeit für meine Aufgaben besser einzuschätzen und mich nicht hinten raus zu verzetteln.

2 Minuten Regel

Diese Regel aus dem Zeitmanagement besagt: es ist am effizientesten, alles, was weniger als zwei Minuten in Anspruch nimmt, sofort zu erledigen. Dir fällt in diesem Moment ein, dass du einen Termin vereinbaren oder verschieben musst? > Kümmere dich sofort darum, statt über den Tag verteilt immer und immer wieder daran zu denken. Du erhältst deine Lohnabrechnung oder ein Infoschreiben deiner Bank? > Sofort abheften. Schnell beantwortbare Mails >  Sofort bearbeiten und aus dem Postfach zu verschieben bzw. zu löschen. In Einzelfällen ist es effizienter, Tätigkeiten dieser Art zu sammeln und dann in einem Rutsch hintereinander abzuarbeiten – aber nur, wenn die Ablage nicht länger dauert, als die Erfüllung der Aufgabe an sich.

Pareto-Prinzip: Die 20/80 Regel

Das Pareto-Prinzip, benannt nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, besagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden. (Das bedeutet gleichzeitig: Für die verbleibenden 20 Prozent des Ziels wenden wir 80 Prozent unserer Zeit auf.) Diese Zeitmanagement-Methode hilft dir, deine Priorität auf die effizientesten 20 Prozent zu legen. Reflektiere also, welche deiner Tätigkeiten die 20 Prozent sind, die dich zu 80 Prozent ans Ziel bringen. Und verabschiede dich vom Perfektionismus und den restlichen 20 Prozent.Was kannst du also im Alltag tun, um effizienter zu arbeiten? Frage dich bei deiner To-do-Liste: „Tragen die Aufgaben wirklich zu den 80 Prozent bei, oder gehören sie zu den perfektionistischen 20 Prozent?“ Und wenn du denkst: „Aber die 20 Prozent sind soooo wichtig.“ Dann erlaube dir eine Testphase. Halte 14 Tage durch und liefere (selbstbewusst) „nur“ 80 Prozent des Ziels. Und dann schau, was passiert. Du wirst sehen – es wird nichts passieren, es wird sich niemand beschweren. Aber du wirst mehr Zeit haben: für dich, für andere wichtige Aufgaben oder für deine Familie.

8. Arbeiten im Einklang mit Körper, Geist und Seele

Ehre und achte die Göttin in dir.

Dieser Tipp gilt vor allem für Leser:innen mit einem zyklischen Hormonhaushalt. Denn Hormone beeinflussen nicht nur Abläufe im Körper, sondern auch Energie, Produktivität und mentale Verfassung. Die Vorstellung, dass jede:r von uns jeden Tag gleich leistungsfähig sein kann, ist nicht zuletzt eine patriarchalische Sichtweise. Also, sei in Verbindung mit dir und achte auf deine Bedürfnisse. Push dich nicht. Wenn wir gut mit uns in Verbindung sind und unserem Körper zuhören, dann können wir die Signale wahrnehmen, wann es an der Zeit ist, die Dinge langsamer angehen zu lassen, und wann wir mit wenig Energieaufwand flüssig und konzentriert an Aufgaben arbeiten können.Du kannst zum Beispiel ausprobieren, täglich ein Zyklus-Journal zu führen, um deinen Zyklus besser kennenzulernen. Das hilft, um die eigene mentale, emotionale und physische Verfassung besser einzuschätzen und in den Arbeitsalltag zu integrieren. Deine Beobachtungen kannst du zum Beispiel auf körperliche Anzeichen, Gefühle, Energiestatus und Symptome richten. 

Fill your cup. Pausen & Ruhezeiten einhalten

Achte auf deinen Energiehaushalt. Was raus geht, muss auch wieder aufgefüllt werden. Plane stille und ruhige Zeit nur für dich genauso in den Tagesablauf ein wie Termine und Erledigungen – und nicht erst, wenn alle Aufgaben erledigt sind. Es geht ja auch darum, den Prozess zu erleben und zu genießen. Und Spaß zu haben, bei dem was wir tun. 

Du kannst die Zeit für dich gleich am Morgen als Morgenroutine im Tag verankern: in Ruhe eine Tasse Tee trinken. Oder deine Gedanken aufschreiben, sie für dich festhalten. Oder Meditieren und den Tag visualisieren. Sei bei dir. Pausen und Abendrituale sind nicht zuletzt wichtig, um das Nervensystem zu beruhigen, abschalten zu können und überhaupt wieder konzentrationsfähig zu sein. Autorin Marianne Williamson sagt:

When we give time to a quieting experience, we have a different life because we have a different nervous system.

Weitere Tipps und Inspirationen

Affirmation: Today, wherever I go I will create a peaceful, loving and joyful world.

Mantra: Om Ganesha - für Unterstützung bei Widerständen und um den eigenen Weg voller Vertrauen, Freude und Leichtigkeit zu gehen

Buchempfehlungen: Brian Tracy: Eat that Frog: 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen

Tim Reichel: Busy is the new stupid. Die effizientesten Techniken und modernsten Strategien für mehr Fokus, höhere Produktivität und ein besseres Zeitmanagement

James Clear: Die 1%-Methode. Minimale Veränderung, maximale Wirkung. Mit kleinen Gewohnheiten jedes Ziel erreichen - Mit Micro Habits zum Erfolg Bekannter ist der Originaltitel: Atomic Habits: Tiny Changes, Remarkable Results

Cal Newport: Deep Work. Rules for Focused Success in a Distracted World. Und auf Deutsch: Konzentriert arbeiten. Regeln für eine Welt voller Ablenkungen

Artikel über Produktivität:

Leidest du unter mom guilt, setzt dich viel zu häufig unter Druck oder denkst, ein unproduktiver Tag ist ein verlorener Tag - dann empfehle ich dir diese Artikel zum Thema Produktivität: Be kind to your soul. Und Productivity isn't the point


Protect your time. It is your life.
Oprah Winfrey

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